¿Cómo aumentar tu productividad con el Método KANBAN?

Emprendedurismo y organización necesariamente van de la mano. Suele pasarnos que en el volumen de acciones que realizamos a diario, nos desbordamos y sentimos que no llegamos a terminar ninguna.

La receta resulta ser sencilla: pensar, diagramar, planificar y actuar. Existen muchas metodologías para implementar un nivel de organización que nos permita cumplir con nuestras metas diarias, y consecuentemente, con nuestro Masterplan.

La metodología Kanban es un sistema de producción muy eficiente y efectivo, aplicable no sólo al plano laboral, sino también al personal. Se trata de una de las metodologías llamadas ágiles, y propone el recorrido completo: empezar una tarea, y finalizarla.

Veamos de qué se trata:

Kanban es una palabra japonesa formada por Kan, que quiere decir visual, y Ban, que significa tarjeta. Por lo tanto, Kanban hace referencia a las tarjetas visuales.

Al tratarse de un método visual permite revisar fácilmente el proyecto y asignar nuevas tareas de manera muy efectiva. Para aplicarlo, es necesario un tablero de tareas para tener una dinámica sostenible de trabajo diario.

El primer paso es disponer de un tablero con columnas que utilizarás para pegar notas adhesivas y secuenciar el proceso de las tareas. La sencillez radica en que, al ser visual, vas a apreciar el estado de cada proyecto que realizás, y de esta forma, según el grado de avance, podrás ver cuándo sumar nuevas responsabilidades.

Es un tablero continuo en el que las tarjetas no se desplazan, sino que a medida que se avanza por él, las nuevas funcionalidades, mejoras o incidencias se acumulan al inicio. Así, pueden priorizarse y colocarse en las secciones más oportunas.

La intención es crear un flujo de tareas permanente en el cual enfocarte cada día, ordenado en forma clara y concisa.

Principios de la metodología Kanban

La primera característica que diferencia a Kanban de otras metodologías ágiles tiene que ver con la visualización de las tareas: en el tablero se exponen todas las tareas de forma que, con un solo vistazo, cada persona identifica lo que debe hacer.

En segundo lugar, se trata de un sistema de mejora para el desarrollo de proyectos basado en los objetivos que se quieren conseguir.

En tercer lugar, con este método se trabaja de manera efectiva y concisa. Es decir, no hay margen de error y se premia la calidad de cada tarea. Para que esto sea posible es necesario eliminar o reducir lo que es secundario en el devenir del proyecto.

Por último, las tareas acumuladas o pendientes marcan lo que se debe realizar en cada momento, pero se pueden priorizar, en función de las necesidades, algunas tareas entrantes. Es decir, se tiene capacidad para dar una respuesta efectiva a tareas imprevistas.

Algunas de las ventajas de implementar esta metodología tienen que ver con:

– Ayudar a tener más transparencia.
– Poner y medir plazos de entrega, y optimizarlos.
– Visualizar rápidamente todo lo logrado.
– Descartar tareas ineficientes.
– Tener un mayor control del flujo del proyecto.
– Flexibilidad para moverse dentro del tablero, agregando información, marcando logros, y determinando qué hace falta en cada estadío.